Die Verfahren der Sammlungsverwaltung in Moliri

Moliri bringt für jedes Verfahren der Sammlungsverwaltung eine Vorlage mit. Eine Vorlage nennt die Angaben, die das Verfahren braucht, und ordnet sie nach Pflicht, Empfohlen und Optional. Sie legt fehlende Felder, die Verknüpfungsarten und eine Eingabemaske an. Auswahl und Angaben orientieren sich an den gängigen Standards der Museumsdokumentation. Wie ein Haus das Verfahren durchläuft, bestimmt es selbst.

Die Vorlagen stehen unter Datenmodell › Metadaten-Standards im Abschnitt Prozesse, jede als eigene Karte unter den Exportstandards. Sie sitzen auf denselben Konzepten wie LIDO und der Minimaldatensatz: Ein Feld, das für den Export zugeordnet ist, zählt auch für die Vorlage.

Der Weg eines Objekts

Jede Vorlage beginnt mit der Gruppe Identifikation (Inventarnummer, Objekttitel, meist Objekttyp). Die Tabellen unten nennen nur, was dazukommt.

Eine Vorlage verwenden

Vorlage öffnen, Installieren. Die Vorschau nennt, was angelegt wird: fehlende Verknüpfungsarten und eine Layout-Vorlage aus den zugeordneten Feldern, die in neuen Projekten erscheint. Konzepte ohne Feld stehen darunter, mit Fehlende Felder anlegen. Vorhandene Felder bleiben, wie sie sind. Gibt es schon ein Layout mit dem Namen der Vorlage, kommt keins dazu. Moliri legt alles in einem Zug an oder gar nichts. Wann wer welche Vorlage installiert hat, steht unter Protokoll.

Die Stufen gelten für die Vorlage, nicht für das Speichern. Soll eine Pflichtangabe in der Eingabemaske auffallen, bekommt das Feld die Bedingung Nicht leer, wie beim Minimaldatensatz . Fehlt sie an einem Pflichtkonzept, setzt sie Bedingung setzen im Hinweis der Konzeptdetails. Gespeichert wird trotzdem.

Anleitung: Felder an Standards binden .

Objektzugang

Dokumentiert die Ankunft eines Objekts: eindeutig identifizieren und den Eingang festhalten, bevor über einen Verbleib entschieden ist, etwa bei einer Schenkung zur Ansicht oder einem Fund.

Verknüpfungen: Eigentümer und Ansprechpartner aus dem Adressbuch, ein Hauptbild. Objekte, die noch nicht zum Bestand gehören, legt man in einem eigenen Projekt an, zum Beispiel „Eingang“; eine Anlage-Regel sorgt dafür, dass sie nicht im Bestand erscheinen (Projekt anlegen ).

Erwerbung

Übernahme ins Eigentum und Akzession: Zugangsart, Herkunft und Rechte festhalten.

Die Erwerbung selbst ist ein Ereignis der Art Erwerb, mit Datum, Beteiligten und allen Objekten, die mit ihr kamen (Verknüpfung erworben). Ein Konvolut bilden die Verknüpfungen gehört zu Konvolut am Objekt und Teil des Konvoluts am Ereignis. Den Vorbesitzer verknüpft Eigentümer aus dem Adressbuch.

Katalogisierung

Die vollständige wissenschaftliche Erschließung. Aus ihr speisen sich alle Exportstandards; wer für den Minimaldatensatz zugeordnet hat, hat die meisten Felder schon.

Begriffe kommen als Normdaten mit Kennung: Objektbezeichnung, Klassifikation, Material, Technik, Schlagwort, dargestellte Personen und Orte, Stil / Epoche, Marke / Signatur, Provenienzmerkmal. Bezüge zu anderen Datensätzen laufen über Teil von, hat Bezug zu, dokumentiert in, abgebildet in und reproduziert in; die Literatur liegt als eigene Bibliothek vor, angelegt mit der Vorlage Literatur. Für Bilder gibt es die Dateiarten Hauptbild, Ansicht, Detail, Rückseite und Katalogabbildung.

Standort und Bewegung

Wo ein Objekt gerade ist, wo es hingehört, und welche Ortswechsel es gab.

Standorte sind Begriffe der Normdaten-Bibliothek : Haus, Raum, Regal, Fach, je als eigener Begriff. Verknüpft werden sie als Aktueller Standort und Ständiger Standort. Ein Ortswechsel ist ein Ereignis der Art Standort, an dem alle Objekte hängen, die zusammen bewegt wurden. Der Verlauf zeigt, wer den Standort wann geändert hat.

Revision

Wissen, was man hat und wo es ist: der Bestand wird gegen die Dokumentation geprüft.

Eine Revision lässt sich als Ereignis festhalten, die geprüften Objekte hängen mit der Verknüpfung geprüft daran. Welche Objekte noch fehlen, zeigt ein Filter auf diese Verknüpfung. Für die Arbeit im Depot eignet sich eine Ansicht mit Inventarnummer, Standort und Bild, als Tabelle oder in der Galerie.

Leihannahme und Leihabgabe

Leihannahme: Ein Objekt eines fremden Eigentümers kommt für einen befristeten Zweck ins Haus. Leihabgabe: Ein eigenes Objekt geht befristet an eine andere Einrichtung. Beide Vorlagen sind gleich aufgebaut.

Ein Leihvorgang hat in Moliri drei Seiten:

Leihvertrag, Leihliste und Zustandsprotokoll entstehen mit Word-Vorlagen aus den Daten der gewählten Objekte. Dokumente zur Leihe hängen als Dateiart Dokument am Objekt. Für den Austausch mit anderen Häusern gibt es den Export im Profil EODEM.

Angaben wie Versicherung, Kurier oder Vertragsnummer stehen in Feldern am Objekt, nicht am Ereignis.

Zustandsbegutachtung

Zustand und technische Bewertung festhalten: beim Eingang und Ausgang, vor und nach einer Leihe oder turnusmäßig.

Bilder bekommen die Dateiarten Zustandsfoto, Röntgen / UV / IR oder Restaurierungsdokumentation; mit Bilder vergleichen stehen Vorher und Nachher nebeneinander. Untersuchung und Behandlung sind Ereignisse der Art Restaurierung, das Objekt hängt als untersucht oder behandelt daran. Für die Restaurierung bietet sich eine eigene Eingabemaske an, die nur diese Angaben zeigt.

Objektausgang

Ein Objekt verlässt den verantworteten Bestand: Rückgabe einer Leihgabe, Abgang, endgültiger Ausgang.

Bei der Rückgabe einer Leihannahme ist das Ereignis meist die Leihe selbst, deren Zeitraum endet.

Deakzession

Ein Objekt wird nach festgelegtem Verfahren dauerhaft aus dem Bestand entfernt. Die Vorlage hält fest, was zur Begründung gehört.

Der Datensatz bleibt erhalten. Ein abgegebenes Objekt wechselt in ein eigenes Projekt oder bekommt einen Status, nach dem die Ansichten des Bestands filtern. Jede Änderung bleibt im Verlauf.

Verfahren im Haus begleiten

Wie ein Haus seine Verfahren durchläuft, bildet es mit den Mitteln ab, die Moliri ohnehin hat:

Eine Vorlage lässt sich nach dem Installieren frei ändern. Die Stufen der Vorlage bleiben dabei, wie sie sind, und dienen als Vergleich.