Bibliotheken
Adressbuch
Ein Verzeichnis von Einrichtungen und Personen für die ganze Instanz: Leihgeber, Versicherer, Speditionen, Werkstätten. Ein Adressfeld verweist darauf. Das Adressbuch ist ein Kontaktverzeichnis, keine Personen-Normdatei. Künstler und andere Personen der Objektgeschichte gehören in die Normdaten .
Unter Bibliotheken › Adressen stehen alle Adressen als Liste, gruppiert nach Land. Oben springt eine Leiste der Länder und Orte zur passenden Gruppe. Jeder Eintrag nennt Art und Ort, darunter die Personen mit ihrer Funktion, und rechts, in wie vielen Objekten er verwendet wird. Ein Klick öffnet die Adresse als eigene Seite: links Bezeichnung, Art und die Anschriften, rechts die Personen als Reiter mit Person hinzufügen. Der Pfeil oben links führt zurück zur Liste.
Zwei Ebenen
| Ebene | Was | Beispiel |
|---|---|---|
| Adresse | Eine Einrichtung mit bis zu drei Anschriften | Galerie Musterstadt |
| Person | Eine Person dieser Einrichtung | Dr. Erika Beispiel, Registrarin |
Eine Adresse kann beliebig viele Personen haben. Ein Adressfeld verweist auf eine Person und liefert damit ihre Angaben und die Anschrift ihrer Einrichtung.
Eine Privatperson legen Sie als Adresse mit einer Person an. Die Bezeichnung der Adresse ist dann ihr Name.
Angaben einer Adresse
| Angabe | Bemerkung |
|---|---|
| Bezeichnung der Adresse | Name der Einrichtung. Die Suche im Feld sucht hierin |
| Art | Kategorie, etwa Museum, Leihgeber, Spedition, Privat. Ein Feld kann auf eine Art eingeschränkt sein |
| Anmerkung | Freier Text zur Einrichtung |
Dazu drei Anschriften als Reiter mit denselben Angaben. Der erste Reiter trägt die Adressart als Namen, die anderen heißen 2. Anschrift und 3. Anschrift:
| Angabe | Bemerkung |
|---|---|
| Adressart | Etwa Postanschrift, Lieferadresse, Abholadresse |
| Straße, Hausnummer, Adresszusatz | Zusatz etwa Hinterhof, 3. OG, Seitenflügel |
| Postleitzahl, Ort | |
| Bundesland / Staat / Bezirk, Land |
Welche Anschrift in einem Vertrag erscheint, bestimmt die Word-Vorlage.
Angaben einer Person
| Angabe | Bemerkung |
|---|---|
| Anrede | Freier Text mit Vorschlägen aus dem Adressbuch |
| Titel | |
| Vorname, Name | |
| Funktion | Auch mehrere, mit Vorschlägen. Ein Feld kann auf eine Funktion eingeschränkt sein |
| Telefon, Mobil, Fax, E-Mail | |
| Anmerkung | Freier Text zur Person |
Anrede und Funktion schlagen vor, was schon vorkommt. So entsteht eine einheitliche Schreibweise, ohne dass jemand eine Liste pflegt. Briefköpfe und Verträge brauchen die Anrede.
Auswahl im Feld
Ein Klick in das Adressfeld öffnet den Dialog Adresse. Ist schon eine Adresse gewählt, trägt er ihre Bezeichnung als Titel und zeigt ihre Angaben; Andere Adresse auswählen wechselt zur Suche, die oben die Gewählte Adresse nennt. Die Treffer stehen als einspaltige Liste, rechts jeweils die Anschrift.
| Element | Wirkung |
|---|---|
| Suchfeld | Sucht in Bezeichnung, Ort, Person und Funktion |
| Neue Adresse | Legt eine Adresse an, ab Status 6. Ist am Feld genau eine Art eingerichtet, ist sie vorbelegt |
| Im Adressbuch öffnen | Springt zum gewählten Eintrag |
| Andere Adresse auswählen | Wählt eine andere Person |
| Zuordnung aufheben | Leert das Feld |
| Schließen | Schließt den Dialog |
Rechte
| Vorgang | Recht |
|---|---|
| Im Feld auswählen | Schreibzugriff auf das Feld |
| Adresse oder Person anlegen und ändern | Status 6 |
| Adressbuch unter Bibliotheken › Adressen | Status 9 |
Wer erfassen darf, soll auswählen können, aber nicht zwingend Einträge anlegen. Das Adressbuch ist gemeinsame Grundlage für alle Projekte.
Verwendung und Löschen
Moliri zeigt im Dialog, ob eine Person nur in diesem Objekt verwendet wird oder in weiteren (Diese Person ist auch in n weiteren Objekten verwendet), und bei einer Anschrift, wie viele weitere Personen und Objekte sie teilen. Vor dem Löschen einer Person steht, in wie vielen Objekten sie verknüpft ist. Löschen leert diese Felder.
Für einen Eintrag, der nicht mehr gilt, ist die Anmerkung oft der bessere Weg als das Löschen.
In Exporten und Vorlagen
In Galerie, Tabelle und Kanban erscheint ein Adressfeld formatiert, mit der Einrichtung vorn. Im Excel-Export steht zunächst der gespeicherte Wert, eine Formatierung wählen Sie dort je Spalte. In Word-Vorlagen stehen alle Angaben einzeln zur Verfügung, etwa Anrede, Name oder die Straße der ersten Anschrift. Wie sie heißen, steht unter Vorlagen-Variablen .
Weiterlesen
- Adresse : die Feldart
- Adressen pflegen : der Vorgang
- Zuordnungen auflösen : Leihgeber aus einer Importspalte zuordnen