Bibliotheken

Adressen pflegen

Leihgeber, Versicherer, Speditionen und Werkstätten stehen einmal im Adressbuch und werden im Objekt nur noch ausgewählt. Das Adressbuch gilt für die ganze Instanz. Der übliche Weg ist, im Feld zu suchen und nur bei Bedarf neu anzulegen, statt das Adressbuch vorab zu füllen.

Aus einem Adressfeld heraus

  1. In das Adressfeld klicken. Der Dialog Adresse öffnet sich.

  2. Suchen. Die Suche geht über Bezeichnung, Ort, Person und Funktion.

  3. Einen Treffer wählen. Gibt es keinen: Neue Adresse.

  4. Für eine neue Adresse Bezeichnung und Typ eintragen, dann die Person anlegen, die im Feld stehen soll.

Adressdialog am Feld Leihgeber des Objekts Rehe im Walde II mit dem Suchfeld für Bezeichnung, Ort, Person und Funktion und den Treffern aus dem Adressbuch.

Ist am Feld genau ein Adresstyp eingerichtet, etwa Leihgeber, ist er beim Anlegen schon eingetragen. Die Einstellung selbst gehört zur Einrichtung des Feldes.

Im Adressbuch öffnen springt zum gewählten Eintrag, Zuordnung aufheben leert das Feld.

Im Adressbuch

Unter Bibliotheken › Adressen (Status 9) lassen sich Einträge in Ruhe aufräumen, Doppel bereinigen und Anschriften pflegen.

Adresse und Person

EbeneWas hineingehört
AdresseDie Einrichtung: Bezeichnung, Typ, bis zu drei Anschriften
PersonAnrede, Titel, Vorname, Name, Funktion, Kontaktdaten

Ein Adressfeld verweist auf eine Person und liefert damit auch die Anschrift ihrer Einrichtung. Eine Privatperson, die ein Werk leiht, legen Sie als Adresse mit einer Person an. Die Bezeichnung der Adresse ist dann ihr Name.

Die drei Anschriften

Sie decken den Regelfall ab: Post, Rechnung, Lieferung. Die Art ist ein freier Text, das Haus legt die Benennung fest. Welche Anschrift in einem Leihvertrag erscheint, bestimmt die Word-Vorlage.

Anrede und Funktion

Beide schlagen vor, was im Adressbuch schon vorkommt. So entsteht eine einheitliche Schreibweise, ohne dass jemand eine Liste pflegt. Die Anrede brauchen Briefköpfe und Verträge. Pflegen Sie sie mit, auch wenn sie beim Erfassen nebensächlich wirkt.

Rechte

VorgangRecht
Im Feld auswählenSchreibzugriff auf das Feld
Adresse oder Person anlegen und ändernStatus 6
Adressbuch unter BibliothekenStatus 9

Vor dem Löschen

Vor dem Löschen einer Person zeigt Moliri, in wie vielen Objekten sie verknüpft ist (Person ist in n Objekten verknüpft). Löschen leert diese Felder.

Vermerken statt löschen

Ein Leihgeber, den es nicht mehr gibt, bleibt besser stehen. Alte Verträge und Objekte verweisen auf ihn. Vermerken Sie in der Anmerkung, was sich geändert hat, etwa Sammlung aufgelöst, Bestand an ….

Weiterlesen

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