Feldarten
Adresse
Ein Verweis auf eine Person oder Einrichtung im Adressbuch . Für Leihgeber, Restauratorinnen, Versicherer, Speditionen, Ansprechpersonen.
Eingabe
Das Feld öffnet ein Auswahlfenster. Oben steht die Suche nach Bezeichnung, Ort, Person oder Funktion, darunter die Treffer als einspaltige Liste, rechts jeweils die Anschrift. Ein Klick wählt die Adresse und speichert. Ist schon eine gewählt, zeigt das Fenster zuerst ihre Angaben mit „Andere Adresse auswählen“; die Suche nennt die aktuelle Wahl dann oben unter „Gewählte Adresse“.
„Neue Adresse“ legt einen Eintrag im Adressbuch an, sofern Sie dort das Recht dazu haben. „Zuordnung aufheben“ leert das Feld; die Adresse selbst bleibt im Adressbuch.
Zeigt das Feld eine gesuchte Adresse nicht an, schränkt es die Auswahl vermutlich auf bestimmte Adressarten oder Funktionen ein. Das legt die Verwaltung fest.
Was gespeichert wird
Ein Verweis auf die Person im Adressbuch, nicht ihr Name. Eine Korrektur im Adressbuch wirkt daher überall: Zieht ein Museum um, ändert sich die Anschrift in allen Objekten und Verträgen.
Das gilt auch für die Anschrift. Alle Personen einer Einrichtung teilen sie. Das Feld zeigt deshalb zwei Hinweise zur Verwendung: wie oft die Person verknüpft ist und wie oft die Anschrift. Wer eine Straße korrigiert, ändert sie für jedes Objekt, das irgendeine Person dieser Einrichtung verwendet.
Suchen, sortieren, bearbeiten
Die Bestandteile der Adresse stehen als Unterfelder zur Verfügung, etwa Name, Vorname, Funktion, E-Mail, Einrichtung, Straße, PLZ, Ort, Land. Gesucht, gefiltert, sortiert und gruppiert wird über ein Unterfeld, zum Beispiel alle Objekte je Leihgeber über die Einrichtung.
| Vorgang | Verhalten |
|---|---|
| Volltextsuche, Filter | Über die Unterfelder, mit allen Textoperatoren |
| Sortieren, Gruppieren | Über ein Unterfeld |
| Stapelverarbeitung | Verweis ersetzen und leeren. Unterfelder sind hier nicht schreibbar |
| Excel-Import | Ein Name in einer Zelle ist kein Verweis. Er wird geparkt und über Zuordnungen auflösen einer Adresse zugeordnet |
In der Feldauswahl von Ansichten und Export steht nur das Adressfeld; welches Unterfeld ausgegeben wird, wählen Sie am gewählten Eintrag.
Anzeige und Export
| Formatierung | Wo vorbelegt | Ergebnis |
|---|---|---|
| Rohwert | Export | Alle Teile der Adresse hintereinander, auch Telefon und Fax |
| Adresse einzeilig | Galerie, Tabelle, Kanban | Einrichtung, Person, Straße und Nummer, PLZ und Ort |
Die Einrichtung steht seit Version 1.4.23 immer voran, auch wenn eine Ansprechperson benannt ist.
Städtische Sammlung Musterstadt, Frau Dr. Erika Mustermann, Hauptstraße 1, 12345 Musterstadt
Im Excel-Export ist jedes Unterfeld als eigene Spalte wählbar. Für Vorlagen gilt dasselbe, siehe Vorlagen-Variablen . Wer dort einen Namen erwartet, nimmt das Unterfeld Name oder Vorname, nicht das Feld selbst.
Einrichtung
Einschränkung auf Adressarten und Funktionen stellt die Verwaltung ein. Siehe Adresse konfigurieren .