Einrichtung: Anleitungen

Zugriff erteilen

Zwei Regeln vorweg, aus denen alles Weitere folgt:

  1. Rechte vereinigen sich. Von allen Stellen gilt die großzügigste. Es gibt kein Verbieten.
  2. Projekt und Layout sind Obergrenzen. Ein Feldrecht wird durch das Layout- und das Projektrecht gedeckelt.

Jede Stelle kennt drei Stufen: Kein Zugriff, Nur lesen, Bearbeiten.

Die Reihenfolge

  1. Projektrecht erteilen: in den Projektdetails für Alle, in den Reitern Gruppen und Benutzer für einzelne Gruppen und Konten. Ohne Projektrecht sieht ein Konto mit Status 3 das Projekt nicht.

  2. Layoutrecht erteilen. Ein Layout braucht zweierlei: Es muss im Projekt eingeschaltet sein, und das Konto braucht ein Recht darauf, für alle oder über eine Gruppe.

  3. Feldrechte setzen, wo unterschieden werden soll: in den Felddetails unter Rechte oder in der Gruppe im Reiter Felder.

  4. Mit einem Konto mit Status 3 prüfen.

Über Gruppen, nicht einzeln

Direkte Zuweisungen an Konten sind bei drei Personen bequem und bei dreißig nicht mehr zu pflegen. Besser ist ein Zuschnitt nach Tätigkeit:

GruppeEnthält
ErfassungErfassungslayout, allgemeine Felder
RestaurierungRestaurierungslayout, Zustandsfelder, Ereignis-Art Restaurierung
LeihverkehrLeihlayout, Leih- und Versicherungsfelder
VermittlungÜberblickslayout, lesend

Die Projektrechte vergibt man dann am Konto. Sie ändern sich häufiger als Tätigkeiten.

Ein Feld für eine Gruppe freigeben

StelleStufe
Feld, Zeile AlleKein Zugriff
Gruppe, die bearbeiten sollBearbeiten
Gruppe, die lesen sollNur lesen

Steht das Feld für Alle auf Bearbeiten, kann es jeder bearbeiten, der Projekt und Layout bearbeiten darf. Gruppenrechte ändern daran nichts mehr.

Ein verborgenes Feld bleibt auch in der Volltextsuche verborgen, mit Kommentar und Quelle. Liegt eine Datei nur in einem solchen Dateifeld, fehlt sie im Dateibereich des Objekts, die Suche findet ihr Transkript und ihren erkannten Text nicht, und die Datei selbst lässt sich nicht abrufen.

Der Dateibereich kennt keine Feldrechte

Eine Datei, die im Dateibereich eines Objekts verknüpft ist, hängt an keinem Feld. Wer das Projekt lesen darf, sieht sie und findet sie über die Volltextsuche, auch über Transkript und erkannten Text. Ein vertrauliches Dokument, etwa ein Leihvertrag, gehört deshalb allein in ein Dateifeld mit passenden Rechten. Steht dieselbe Datei zusätzlich im Dateibereich, sehen sie wieder alle.

Prüfen

Nur mit Status 3 prüfbar

Status 6 und 9 umgehen jede Rechtetabelle. Wer als Administrator prüft, sieht immer alles und hält die Einstellung für richtig. Für die Prüfung braucht es ein zweites Konto mit Status 3 und den Gruppen der Person, um die es geht.

Die Prüfliste:

  1. Mit dem Testkonto anmelden. Erscheint das Projekt in der Übersicht, und trägt die Kachel nur lesen, wo das gewollt ist?

  2. Sind die erwarteten Layout-Reiter da, und nur diese?

  3. Fehlen die Felder, die verborgen sein sollen, und lassen sich die zu bearbeitenden bearbeiten? Ein Wert aus einem verborgenen Feld darf auch in der Volltextsuche keinen Treffer ergeben, und eine Datei aus einem verborgenen Dateifeld darf im Dateibereich nicht erscheinen.

Schneller geht der Überblick in Rechte › Benutzer: Im Reiter Projekte eines Kontos steht je Projekt, Layout und Feld, was über Alle und über Gruppen gilt.

Reiter Projekte im Konto „Robin Registratur“: Das Projekt Sammlung ist aufgeklappt, darunter die Layouts und unter einem Layout die Felder. Jede Zeile zeigt die Rechte aus Projekt, Layout, Alle und Gruppen und rechts das Ergebnis.

Häufige Fehler

FehlerErscheinung
Layout im Projekt nicht eingeschaltetDer Reiter fehlt, obwohl das Recht steht
Projekt Nur lesen, Feld BearbeitenNiemand kann bearbeiten, das Projekt deckelt
Feld für Alle auf Bearbeiten, dazu GruppenrechteDie Gruppenrechte sind wirkungslos
Nur mit Status 9 geprüftAlles sieht richtig aus und ist es nicht

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