Bestand aus anderer Software übernehmen

Ein Haus, das von einer anderen Sammlungssoftware kommt, bringt meist dreierlei mit: die Datensätze, die Bilder und Dateien dazu und oft noch Karteikarten oder Inventarbücher, die nie digital erfasst wurden. Für jedes davon gibt es in Moliri einen Weg. Alle liegen in der Seitenleiste im Reiter Daten Im- & Export unter Importieren.

Der Import schreibt in Felder, die es schon gibt. Am Anfang stehen deshalb die Felder und Layouts (Eingabemasken) für Ihren Bestand: Feld anlegen und Layout bauen im Bereich Einrichtung.

Datensätze über den Excel-Import

Fast jede Sammlungssoftware gibt ihre Datensätze als Tabelle aus, als Excel-Datei oder als CSV. Eine CSV-Datei öffnen Sie in Excel und speichern sie als .xlsx. Eine Zeile je Objekt, eine Spalte je Angabe, darüber eine Kopfzeile: mehr braucht der Import nicht.

Moliri ordnet die Spalten Ihren Feldern zu, nach dem Spaltenkopf und nach dem Inhalt der Spalte. Unklare Vorschläge sind markiert und lassen sich ändern. Altdaten haben oft Maße und Datierungen als Freitext, etwa 48 x 63 cm oder um 1910. Dafür bringt der Import Funktionen mit, die solche Angaben in Höhe, Breite und Tiefe oder in eine Datierung von/bis zerlegen; er schlägt sie an der passenden Spalte vor.

Namen, Orte und Begriffe, die in ein Normdaten- oder Adressfeld gehören, schreibt der Import nicht als Text hinein. Er parkt sie, und Sie entscheiden später unter Zuordnungen auflösen einmal je Begriff, welcher Normdatensatz gemeint ist. Steht derselbe Künstler in dreihundert Zeilen, ist das eine Entscheidung.

Kommt der Bestand in mehreren Lieferungen, gleicht der Modus Ergänzen oder Überschreiben jede Zeile über eine Spalte wie die Inventarnummer mit den vorhandenen Objekten ab, statt Dubletten anzulegen. Der ganze Lauf steht danach im Bearbeitungsverlauf unter Stapelverarbeitungen und lässt sich dort als Ganzes zurücknehmen.

Alle Schritte: Excel importieren , alle Angaben: Excel-Import .

Bilder und Dateien über den Datei-Stapelimport

Die Bilder liegen beim Umstieg meist als Ordner mit Dateien vor, deren Name die Inventarnummer enthält. Der Datei Stapelimport nimmt viele Dateien auf einmal und ordnet jede über ihren Dateinamen einem Objekt zu. Ein regulärer Ausdruck schneidet aus dem Namen den Teil heraus, der zählt, etwa 2000.839 aus 2000.839+1.jpg. Reicht das nicht, schreiben Sie eine Funktion. Vor dem Hochladen zeigt eine Tabelle, welche Datei zu welchem Objekt gehört und welche keinen Treffer hat.

Alle Schritte: Dateien im Stapel zuordnen .

Karteikarten und Inventarbücher über den OCR-Import

Was nur auf Papier steht, kommt über Dokumente und Scans (OCR) herein: getippte Karteikarten, Inventarbücher, Bestandslisten oder alte Kataloge, als PDF oder Bild. Moliri erkennt den Text und macht aus jedem Dokument, jeder Seite oder jedem Eintrag auf einer Seite ein Objekt. Die Angaben ordnen Sie Feldern zu, nach der Beschriftung auf der Karte, nach der Position oder so wie bei den Objekten davor. Abbildungen auf der Seite gehen ins Bildfeld. Das Ergebnis läuft durch den Excel-Import, mit Vorschau und Rücknahme.

Alle Angaben: OCR-Import .

LIDO-Dateien

Viele Sammlungssysteme geben ihre Datensätze auch als LIDO aus. Der LIDO-Import übernimmt daraus Titel, Inventarnummer, Beschreibung, Inschriften, die verwahrende Einrichtung und die Angaben zum Datensatz. Begriffe wie Objektart, Material oder die Art eines Ereignisses liest er nur, wenn die Datei sie als SKOS-Konzept führt. Viele Dateien aus anderen Systemen tun das nicht. Dann bleibt auch ein Ereignis wie die Herstellung draußen, samt Person, Datierung und Ort. Maße liest der Import nicht. Das gilt ebenso für EODEM-Dateien aus dem Leihverkehr.

Für einen ganzen Bestand ist deshalb meist der Excel-Export der bisherigen Software der vollständigere Weg. Wie der LIDO-Import im Einzelnen arbeitet: LIDO importieren .

Ein Import-Modul für Ihre bisherige Software

Soll der Bestand ohne den Umweg über Tabellen kommen, passt das Moliri-Team als Dienstleistung ein Import-Modul an, das die Daten direkt aus Ihrer bisherigen Software übernimmt. Was dafür nötig ist, hängt von der Software ab und davon, wie sie ihre Daten herausgibt. Sprechen Sie uns an: Demo und Anfrage .

Vorgehen

1. Felder und Layouts einrichten, passend zu den Spalten, die Ihre bisherige Software ausgibt.

2. Einen Probelauf machen, mit zwanzig oder fünfzig Zeilen in einem eigenen Projekt. Danach sehen Sie, welche Spalten Funktionen brauchen und welche Werte geparkt werden. Passt etwas nicht, nehmen Sie den Lauf im Bearbeitungsverlauf zurück.

3. Den Bestand importieren und die geparkten Werte unter Zuordnungen auflösen klären.

4. Die Bilder zuordnen mit dem Datei-Stapelimport, erst an zehn Dateien, dann am ganzen Ordner.

5. Was nur auf Papier steht, über den OCR-Import ergänzen.

Weiterlesen

• Der erste Excel-Import : die Übung dazu
• Zuordnungen auflösen : geparkte Werte je Begriff entscheiden
• Bearbeitungsverlauf : einen Import zurücknehmen