Excel-Import

Tabellen aus Excel in bestehende Felder importieren. Der Import legt keine Felder an. Er schreibt in Felder, die es schon gibt.

Geöffnet wird er in der Seitenleiste unter Daten Im- & Export, Abschnitt Importieren, Excel.

Eine Bildspalte in der Spaltenzuordnung und darunter die Fußleiste

Dateiformate

Die Datei wird im Browser gelesen. Große Dateien blockieren die Oberfläche dabei nicht.

Bereichserkennung

Moliri erkennt den gefüllten Bereich und zeigt ihn unter Erkannt an:

Bei Titelzeilen, Zwischenüberschriften oder mehreren Tabellen auf einem Blatt korrigieren Sie die Angaben und klicken Neu einlesen.

Spaltenzuordnung

Moliri schlägt je Spalte ein Zielfeld vor, anhand der Ähnlichkeit von Spaltenkopf und Feldname. Jede Spalte trägt eine Marke, die auch ohne Farbe lesbar ist:

Nicht als Ziel angeboten werden virtuelle Felder, Plan- und Wandfelder, die Unterfelder von Adress-, Objekt- und Geopositionsfeldern sowie die Objekt-ID. Eine Spalte für die RegNr ersetzt die Nummer, die die Ereignisregel beim Anlegen vergeben hat. Bild- und Dateifelder schlägt Moliri nur für Spalten vor, die Bilder enthalten oder genau so heißen, damit Titel nicht in Titelbild landet.

Inhalt der Spalten

Neben dem Spaltenkopf liest Moliri, was in den Zellen steht: Datierungen, Maßangaben, Jahreszahlen, Datumsangaben, Inventarnummern, Ja/Nein-Werte, Webadressen, GND- und Wikidata-Kennungen, Dateinamen, Listen, Kategorien, Namen und Texte. Gelesen werden alle Zeilen der Tabelle; eine Art gilt für die Spalte, wenn sie mindestens 60 % der gefüllten Zellen ausmacht. Platzhalter wie o. J., unbekannt oder ein Strich zählen nicht mit. Dazu vergleicht Moliri die Zellen mit den Werten, die im Projekt schon in den Feldern stehen. Kein Wert verlässt dabei den Browser, und es läuft kein KI-Modell.

Daraus entstehen Hinweise unter der Spalte:

Ein exakter Namenstreffer (sicher) wird nie ersetzt, und ohne Klick wird keine offene Spalte zugeordnet. Die Hinweise erscheinen einige Sekunden nach der Vorschau, bei großen Tabellen etwas später; bis dahin lässt sich die Zuordnung schon bearbeiten.

Mit der Feldsuche

Wer im Profil die Feldsuche eingeschaltet hat, bekommt für die übrigen Spalten weitere Vorschläge. Gefragt wird für Spalten, die nach dem Spaltenkopf und dem Inhalt noch offen sind oder nur ein unscharfes Ziel haben. Das Sprachmodell der Feldsuche vergleicht den Spaltenkopf mit der Bedeutung der Felder, so findet Object description das Feld Objektbeschreibung und Is highlight das Feld Höhepunkt. Die Zellen liest es nicht; mit Beispielwerten trafen die Vorschläge in Messungen schlechter.

In Frage kommen nur Felder, die zur Art der Spalte passen: Eine Spalte mit Ja/Nein-Werten bekommt kein Textfeld vorgeschlagen, eine mit Datumsangaben ein Datumsfeld. Felder mit einem exakten Namenstreffer bleiben außen vor. Das Modell muss sich dabei deutlich für ein Feld entscheiden, sonst schweigt es.

Die Vorschau wartet nicht auf das Modell; seine Hinweise kommen dazu, sobald es geantwortet hat. Der Import lädt das Modell nie selbst herunter: Liegt es noch nicht im Browser oder in Transcribe, bleibt es bei den Hinweisen nach dem Inhalt. Spaltenköpfe und Feldnamen verlassen den Rechner dabei nicht.

Die drei Modi

Bei Ergänzen und Überschreiben braucht der Import einen Abgleich: eine Tabellenspalte und das Feld im Objekt, dem sie entspricht (… entspricht Feld im Objekt), meist die Inventarnummer. Zeilen, die kein Objekt finden, werden mit der Option Neue Objekte angelegt, sonst übersprungen.

Ein Piktogramm je Modus zeigt an drei Beispielzeilen, was aus Datei und Objekt als Ergebnis wird. Es ändert sich mit den Optionen.

Optionen

Mit Leere Zellen wird aus Überschreiben ein vollständiges Ersetzen: Dann leeren leere Zellen auch bestehende Werte.

Bilder in der Tabelle

Erkannt werden freistehende Bilder, die über einer Zeile liegen, und Bilder in Zellen (die neuere Bildfunktion von Excel, in älteren Programmen als #VALUE! zu sehen). Damit ein Bild als Titelbild im Objekt erscheint, ordnen Sie der Bildspalte ein Bildfeld zu. Moliri warnt, wenn eine Spalte Bilder enthält, aber kein Bildfeld gewählt ist.

Wie Werte umgesetzt werden

Die Umsetzung richtet sich nach dem Zielfeld. Werte, die sich nicht sicher zuordnen lassen, werden nicht geschrieben, sondern geparkt. Die Vorschau markiert sie mit zu klären (Kein gültiger Verweis, wird zum Auflösen geparkt statt geschrieben). Über der Spalte steht n zu klären.

Geparkte Werte werden unter Zuordnungen auflösen je Begriff entschieden. Ist das Feld dann schon belegt, wählen Sie dort, ob der geklärte Wert es ersetzt.

JSON-Ziele

Ein JSON-Feld nimmt aus einer Zelle ein vollständiges JSON-Dokument an. Beschädigtes JSON, das mit seiner eigenen Klammer endet, wird geradegezogen und trägt die Marke repariert. Für Text gibt es drei Wege, je nach Aufbau des Feldes.

Beschriftung. Hat das Feld Labels und je Eintrag nur ein Unterfeld, etwa ein Titel in mehreren Sprachen, kommt an der Spalte die Angabe Beschriftung hinzu. Der Zellwert landet unter diesem Label, andere Labels bleiben stehen. Vorgewählt ist das Label beim Import aus der Einrichtung des Feldes, etwa de; die Spalte kann ein anderes wählen oder ein eigenes eintragen. Ohne Beschriftung wird die Zelle geparkt.

Schlüssel. Hat das Feld mehrere Unterfelder je Eintrag, etwa Herstellung mit Ort und Datierung, wählt die Spalte unter Schlüssel eines oder mehrere davon (Vorgabe ganzes Feld). Ein Schlüssel nimmt die ganze Zelle. Mehrere nehmen die Zelle am Trennzeichen geteilt (Vorgabe ,), der Reihe nach; was übrig bleibt, kommt in den letzten. Die Zelle wird dabei wörtlich genommen.

Erlaubt das Feld nur einen Eintrag, werden die Schlüssel in ihn eingemischt; Schlüssel ohne Spalte bleiben, wie sie sind. Die Vorschau zeigt den Eintrag so, wie er nach dem Import dasteht, einen angehängten mit +. Kopfzeilen wie Herstellung Ort oder Herstellung · Datierung belegen Feld und Schlüssel schon vor. Liefert eine Spaltenfunktion ein Objekt, gelten dessen Schlüssel statt der Auswahl.

Text in JSON umformen. Hat das Feld in seiner Bereinigung den Schritt Text in JSON umformen, nimmt der Import Klartext an, statt ihn zu parken. Mit , und den Schlüsseln Ort, Datierung, Kommentar wird aus Berlin “Ost”, 1950 ein Eintrag mit dem Ort Berlin “Ost”, der Datierung 1950 und leerem Kommentar. Die Vorschau zeigt das Ergebnis und kennzeichnet die Zelle mit umgeformt. Eine gewählte Beschriftung geht dem Schritt vor. Siehe Bereinigung .

Was auf keinem dieser Wege ins Feld kommt, wird geparkt. Unter Zuordnungen auflösen lässt sich solcher Text danach einem Schlüssel zuweisen.

Im Modus Ergänzen zählt bei Feldern mit Labels das Label, nicht das ganze Feld: Ein Titel mit en bekommt de dazu, ein schon befülltes de bleibt stehen. Schlüssel-Spalten mit Anhängen hängen auch an ein befülltes Feld an.

Verknüpfungen

Eine Spalte kann statt eines Feldes eine Verknüpfungsart als Ziel haben. In der Feldauswahl stehen sie unter Verknüpfungen, getrennt nach Normdaten, Adressen, Dateien und Objekten. Über der Spalte steht dann Spalte wird als Verknüpfung »…« importiert. Mehrere Werte in einer Zelle trennt ein Zeilenumbruch oder das eingestellte Trennzeichen.

Ein Wert mit genau einem Ziel trägt in der Vorschau → und das Ziel und wird verknüpft. Werte ohne Ziel oder mit mehreren werden geparkt (n ohne Ziel) und unter Zuordnungen auflösen geklärt. Die aufgelösten Werte derselben Zelle werden sofort verknüpft.

Spaltenfunktionen

Je Spalte lässt sich unter Funktion eine kleine Umformung eintragen, die jede Zelle vor dem Import durchläuft. Die Vorschau zeigt das Ergebnis sofort an echten Daten.

Beispiel: return wert.trim();. Eine bewährte Funktion lässt sich mit Als Vorlage speichern ablegen. Die Vorlagen liegen in der Bibliothek Import-Funktionen (Menü Datenmodell, Status 9) und können dort je Feld, je Feldart oder für alle Felder als Vorgabe markiert werden.

Mitgelieferte Funktionen

Einige Funktionen bringt Moliri mit. Sie stehen in der Auswahl neben Funktion, aber nur an Feldern, für die sie geschrieben sind: Maße → Höhe (cm) etwa nur an Zahlenfeldern.

Unter der Spalte schlägt der Import die passende Funktion vor (Importfunktion: Name, Übernehmen). Beim Zerlegen nennt der Vorschlag die Zielfelder, die das Projekt hat und die Zellen füllen: Für eine Liste nur mit 56x74cm also Höhe und Breite, ohne Tiefe. Die Spalte behält ihr Zielfeld, etwa Maßangabe für den Text, und für jedes Zahlenfeld entsteht eine Kopie der Spalte mit ihrer Funktion. Hat die Spalte noch kein Ziel, übernimmt der Klick auch den Vorschlag nach dem Inhalt. Kein Vorschlag zum Zerlegen kommt, wenn andere Spalten der Datei schon auf Höhe und Breite gehen, und keiner für von und bis, wenn die Datei Jahresspalten hat. Ein Datumsfeld liest Excel-Tageszahlen und 12.03.1987 von selbst, ein Schalter ja und nein; dort schlägt der Import nichts vor.

Feld-Bedingungen

Der Import prüft die Bedingungen der Felder zweimal: an der Vorschau, bevor er startet, und an den geschriebenen Objekten danach. Gesperrt wird dabei nichts. Importiert wird alles, auch eine Zeile, die eine Bedingung verletzt.

Vor dem Import. Verletzen Zeilen der Vorschau eine Bedingung, steht über der Vorschau Zeilen mit verletzten Feld-Bedingungen: n von m, darunter eine Übersicht je Feld und Bedingung mit der Zahl der Zeilen und unter Betroffene Zeilen jede Zeile einzeln. Geprüft werden fehlende Pflichtwerte, Regeln, Werte, die in der Tabelle mehrfach vorkommen, und Werte, die es im Projekt oder in der Datenbank schon gibt. Ist das vorhandene Objekt sichtbar, führt (Objekt #… ansehen) dorthin. In der Fußleiste steht Zeilen mit verletzten Bedingungen: n; ein Klick springt zur Übersicht.

Gibt es den Wert eines eindeutigen Feldes schon, bietet die Übersicht an, statt Kopien anzulegen:

Übersprungene Zeilen nennt die Übersicht; Wieder importieren nimmt sie zurück in den Import.

Nach dem Import. Moliri prüft jedes geschriebene Objekt einmal als Ganzes, also auch Bedingungsfelder, die nicht in der Tabelle standen. Während der Prüfung steht Feld-Bedingungen prüfen: i von n Objekten im Fenster. Findet sie etwas, bleibt das Fenster offen und zeigt den Bericht: Objekte mit verletzten Feld-Bedingungen: n von m, eine Übersicht je Feld und Bedingung mit der Zahl der Objekte und unter Betroffene Objekte jedes Objekt mit seiner Tabellenzeile, etwa Zeile 5 #3173. Dubletten innerhalb der Tabelle stehen dort ebenso wie Dubletten zum Bestand.

Ein Klick auf ein Objekt schließt das Fenster und öffnet das Objekt. Der Bericht bleibt unter Daten Im- & Export, Abschnitt Importieren, als Import-Bericht (n) erreichbar, bis zum nächsten Import.

Fußleiste

Vor dem Start nennt die Fußleiste:

Die Vorschau zeigt zunächst fünf Zeilen. Die Zahl lässt sich in der Fußleiste ändern.

Nach dem Import

• Solange der Import läuft, zeigt das Fenster, wie viele Zeilen durch sind und wie viele Objekte angelegt sind, etwa 2 von 3 Zeilen · 2 Objekte angelegt.
• Der Import läuft auf Wunsch im Hintergrund weiter (Im Hintergrund fortsetzen). Den Stand zeigt Aufgaben.
• Dateien zu den Objekten, etwa Bilder aus der Tabelle oder beim OCR-Import die gelesenen Dokumente, lädt Moliri erst hoch, wenn alle Zeilen geschrieben sind. Den Stand zeigt Aufgaben & Uploads unten links.
• Lässt sich ein Objekt nicht anlegen, etwa ohne Schreibzugriff auf das Projekt, gehen die übrigen Zeilen weiter. Fenster und Abschlussmeldung nennen dann als Fehler, wie viele Objekte fehlen, die Meldung auch den Grund. Sie bleibt stehen, bis Sie sie schließen.
• Die Abschlussmeldung nennt neue Verknüpfungen, geparkte Werte und verletzte Bedingungen. Sie bietet Klären (n) an, wenn Werte geparkt sind, sonst Bericht für den Bericht . Auch das Fenster nennt die geparkten Werte mit Klären (n).
• Der Bearbeitungsverlauf zeigt den Import unter Stapelverarbeitungen als einen Eintrag, der sich als Ganzes zurücknehmen lässt.
• Bei Neue Objekte gelten die Anlage-Regeln des Projekts: Neue Objekte können in einem anderen Projekt entstehen und hier verknüpft werden.

Weiterlesen

• Excel importieren : der Vorgang
• Zuordnungen auflösen : geparkte Werte entscheiden
• OCR-Import : PDFs und Scans lesen und das Ergebnis hier übernehmen
• Stapelverarbeitung : Nachbearbeitung, etwa Einheiten umrechnen